Travailler avec Excel est une tâche très courante de nos jours, que ce soit à des fins personnelles ou professionnelles. Parmi la multitude de formules et de commandes qui facilitent beaucoup et rendent certains travaux plus organisés, apparaît souvent le besoin d'automatiser certaines tâches car elles sont souvent effectuées dans Excel.
C'est ainsi que naissent les macros, qui sont essentiellement des commandes capables de faciliter les fonctions de routine. Voir plus de détails ci-dessous :
Pour mieux comprendre l'utilisation des macros, prenons un exemple simple de la vie quotidienne.
Vous avez certainement été confronté à la fonction de rapporter un certain fait à plusieurs personnes au cours d'une journée. À un moment donné, vous en avez assez de répéter les mêmes mots et vous vous dites qu'il serait extrêmement pratique de pouvoir enregistrer vos paroles et d'appuyer sur le bouton de lecture de l'enregistreur lorsque vous devez raconter à nouveau l'histoire. Cela vous fera gagner du temps et de l'énergie.
Cette option d'enregistrement de la voix est presque toujours quelque chose d'irréalisable pour une utilisation au quotidien. Mais lorsqu'il s'agit d'une opération de routine dans Excel, sachez qu'il est possible de les automatiser à souhait. Ainsi, l'utilisation des macros dans Excel vise à automatiser les tâches qui sont effectuées fréquemment, en faisant en sorte qu'un simple clic sur un bouton exécute l'opération souhaitée.
Comment l'utiliser :
Pour comprendre comment utiliser les macros, nous allons citer un exemple pratique et analyser comment il peut être appliqué avec la fonction macro.
Exemple :
Ci-dessous, nous avons une table d'un magasin particulier qui alimente les données correspondant à leurs ventes quotidiennes. Notez que les données sont insérées quotidiennement étant nécessaire de créer une nouvelle table chaque jour pour insérer les ventes correspondant au jour courant. Ainsi, on peut évaluer que sans l'utilisation de macros, cette procédure devient répétitive, en plus de prendre du temps inutile à l'utilisateur quotidiennement.
Ainsi, avec l'utilisation de macros, nous pouvons automatiser la tâche de création du tableau en cliquant simplement sur un bouton. Voir la procédure ci-dessous :
1-Avec Excel ouvert, vérifiez si l'onglet "Développeur" est activé dans les options du ruban. S'il n'est pas actif, accédez aux étapes :
a- Accédez à l'onglet "Fichier" et choisissez "Options".
b- Une nouvelle fenêtre s'ouvre, dans laquelle vous devez sélectionner l'option : " Choisir une gamme d'options". Dans "Guides principaux", activez la case "Développeur" comme indiqué dans l'image ci-dessous.
c- Après la procédure ci-dessus, cliquez sur OK, et voyez que l'onglet "Développeur" sera actif sur le ruban des options.
2 -Avant de procéder à l'enregistrement d'une macro, il est recommandé de planifier les étapes à enregistrer de sorte que si des erreurs se produisent au cours du processus, elles seront également enregistrées.
3- Avant de créer la feuille de calcul, accédez à l'onglet "Développeur" et sélectionnez l'option "Enregistrer la macro".
4- Une nouvelle fenêtre s'ouvre, dans laquelle il faut remplir les informations suivantes :
5-Cliquez sur OK, et à ce stade, toutes les procédures effectuées seront enregistrées par la macro.
6-Créer le tableau comme indiqué ci-dessus.
7-Après avoir créé et mis en forme le tableau, retournez dans l'onglet "Développeur" et sélectionnez l'option "Arrêter l'enregistrement".
8-Après avoir créé la macro, notez qu'il sera possible de créer la feuille de vente citée dans l'exemple ci-dessus en utilisant simplement les raccourcis insérés dans notre macro (dans ce cas Ctrl i) ou en accédant à l'onglet "Développeur", "Macros", en choisissant la macro créée et en cliquant sur "Exécuter".
9-Il est également possible de créer un bouton dans Excel par le biais d'un contrôle de formulaire et d'ajouter la macro comme commande pour le bouton, ce qui entraîne la création du tableau en un seul clic. Pour ce faire, il suffit d'accéder à l'onglet "Developer" et de choisir l'option "Insert", puis d'ajouter le bouton de contrôle du formulaire.
10-Notez que l'ouverture automatique d'une nouvelle fenêtre permet de lier le bouton avec les macros créées. Il suffit donc d'établir un lien avec la macro souhaitée et de cliquer sur OK.
11-À la fin de la procédure, nous aurons un bouton avec une action macro. Ainsi, en cliquant sur le bouton, le tableau sera créé.
Nous pouvons conclure que les macros sont essentielles pour les travaux qui nécessitent des répétitions et apportent donc comme avantages la facilité d'exécution de certains travaux, le gain de temps lors de l'exécution, ainsi que la réduction des erreurs de frappe lors du processus de création des tâches.
Il convient de noter que malgré l'exemple simple de la création d'un tableau tel que mentionné ici, vous pouvez toujours appliquer des macros pour divers besoins tels que le formatage des cellules, l'application de formules, la création d'en-têtes, entre autres.